Konferencelokaler i Odense
tæt ved motorvejen

Det er vigtigt, at du kender formålet med begivenheden, antallet af deltagere og behovet for nødvendige faciliteter. Herudover skal du kende budgettet og overveje placeringen af konferencelokalet samt tjekke om konferencelokalet får gode anmeldelser.

Tag hensyn til konferencedeltagerens forskellige læringsstile og præferencer. Simuler deltagernes nysgerrighed med spørgsmål, gåder eller problemer, der kræver kreativ tænkning og interaktion. Vælg et konferencelokale med en imødekommende atmosfære, som gør det lettere for deltagerne at føle sig engagerede og komfortable med at deltage aktivt i undervisningen.

Det er oftest antallet af deltagere, typen af arrangement og budgettet, der afgør, om du har behov for et mindre eller større konferencelokale.

Du kan søge online, spørge i dit netværk eller kontakte lokale mødesteder, kursussteder eller konferencecentre. Når du har fundet nogle mulige lokaler, kan du besøge dem personligt og se, om de opfylder dine behov. Du kan se på størrelse, faciliteter og atmosfære for at afgøre, om de vil være passende til dit arrangement.

Før du booker et konferencelokale, skal du afgøre, hvilke faciliteter og tjenester du har brug for. Overvej faktorer som størrelse, placering, tilgængelighed, AV-udstyr, catering og parkering. Søg herefter efter mulige lokaler online og kontakt det udlejningssted, som du er interesseret i og anmod om en prisoversigt. Lav en reservation, få tilsendt en kontrakt og mød op på dagen, hvor lokalet står klar til dig.

Det er vigtigt at have en ide om, hvor mange deltagere du forventer, da dette vil afgøre, hvor stort lokalet skal være. Hvis lokalet er for lille, kan det føre til overfyldning og ubehag for deltagerne, og hvis det er for stort, kan det give en tom fornemmelse.

Hos Syddanske Forskerparker hjælper vi altid med at teste udstyret før mødet. Vi er behjælpelige, hvis du har brug for assistance til lyd- og videoenheder, internetforbindelse og eventuelle andre teknologiske enheder.

Hvis det konferencelokale, du lejer, ikke har alt det udstyr, du har brug for, hjælper vi i Syddanske Forskerparker gerne med at leje ekstra udstyr fra tredjepartsudbydere. Det kan fx være ekstra AV-udstyr eller ekstra møbler.

Efter arrangementet vil du modtage en faktura for lejen af konferencelokalet og eventuelle ekstra udgifter til fx faciliteter eller udstyr, som du har lejet.

Kontakt mødekoordinatorerne i Syddanske Forskerparker om dine specifikke behov og krav, så vil de hjælpe med at skræddersy konferencelokalet til dine præferencer. Det kan dreje sig om ønsker til indretning, av-udstyr, forplejning eller tidsplan.

Hos Syddanske Forskerparker kan du både aflyse og reducere i antallet af deltagere. Reglerne varierer afhængigt af, hvor stort dit arrangement er. Hvis du har brug for at afbestille din booking, så sørg altid for at gøre det i god tid for at undgå at blive pålagt et afbestillingsgebyr.

Hos Syddanske Forskerparker er forplejningen altid en del af dit konferencearrangement. Det er muligt at vælge imellem forskellige konferencepakker, alt efter hvad dit behov er.  

Start med at lave en detaljeret tidsplan og checkliste, der dækker alle aspekter af arrangementet. Hold en tæt kommunikation med udlejningsstedet for at sikre, at alle dine krav og behov er imødekommet. Efter arrangementet, evaluere resultatet og tag noter om, hvad der fungerede godt, og hvad der kan forbedres til næste gang.